Devenir indépendant·e: premiers pas

L’indépendance ne se limite pas aux dilemmes intérieurs. Il y a aussi les relations clients, le travail administratif, l’AVS, les impôts, la TVA, l’analyse des demandes et la rédaction des contrats. Cette liste est courte et non exhaustive, mais ces tâches ne se complètent pas d’elles-mêmes. Une bonne préparation est donc essentielle pour réussir ses débuts en indépendant.

En tant que membres de Strangebots, nous cumulons de nombreuses années d’expérience et nous partageons régulièrement nos péripéties. Nous avons vu de tout et avons beaucoup à nous raconter. Voici les aspects les plus marquants de nos discussions au sujet de nos débuts respectifs, en espérant qu’ils aideront ceux qui désirent « faire le pas » à préparer du mieux possible leur parcours vers l’indépendance.

Être bien préparé, c’est bien démarrer

Cela peut sembler évident, mais pour s’établir en tant qu’indépendant, il faut d’abord se déclarer auprès des autorités compétentes. En quittant votre emploi pour devenir indépendant, vous renoncez à certains avantages sociaux : la prévoyance vieillesse, le deuxième pilier et l’assurance accident.

Pour l’AVS, il faut s’annoncer auprès d’une caisse de compensation. La caisse de compensation du Centre Patronal est populaire parmi nos membres, mais le choix dépend de votre lieu d’établissement. Une fois déclaré, vous recevrez une attestation d’indépendant, souvent demandée par les clients.

La gestion des impôts

Les impôts sont souvent le casse-tête principal pour les indépendants, car les revenus peuvent fluctuer d’une année à l’autre. Il est essentiel de garder un œil sur vos paiements anticipés pour éviter les mauvaises surprises. Certains de nos membres calculent leurs impôts en avance, estimant qu’environ 12-14% de leurs revenus vont aux impôts et autant à l’AVS. Environ 25% de vos revenus vous échappent donc directement. Ne soyez pas trop dépensiers !

La question de la TVA

Si vous prévoyez de gagner plus de CHF 100’000 par an, vous devez vous assujettir à la TVA dès le début. Si vous êtes à quelques projets de ce seuil, il est préférable de facturer la TVA de manière préventive pour éviter une grosse somme à payer plus tard. Les démarches peuvent être faites auprès de l’Administration fédérale des contributions ou directement ici.

Si vous ne vous y connaissez pas, nous recommandons de faire appel à des professionnels pour vos déclarations d’impôts et/ou TVA. Non seulement ils peuvent vous faire économiser de l’argent, mais vous aurez l’esprit plus léger sachant qu’un regard professionnel aura été posé sur vos comptes.

Ne pas oublier le deuxième pilier et l’assurance accident

Une fois indépendant, vous ne cotisez plus automatiquement au deuxième pilier. Beaucoup de nos membres ont opté pour un troisième pilier (3a) pour combler ce manque. Cette décision vous appartient, mais elle ne doit pas être négligée selon vos aspirations personnelles.

N’oubliez pas non plus que votre employeur payait votre assurance accident. En tant qu’indépendant, vous devrez contacter votre assurance pour régulariser cette situation. C’est généralement peu coûteux comparé à vos autres assurances, mais c’est crucial.

Définir son offre est important. En expliquant clairement le service que l’on propose, on explique aussi clairement ce que l’on ne propose pas. Cela aide à négocier de manière transparente et cela vous évitera des litiges le cas échéant. Trop souvent, un indépendant n’a d’autre choix que de courber l’échine face à une entreprise établie. Voici quelques voyants à éviter.

«Ah mais je pensais que… »  

Nous avons tous vécu le « Ah mais je pensais que… » d’un client dont l’opportunisme prend le dessus sur une situation pourtant claire dès le départ. Certains clients vous le feront même de manière totalement consciente afin de bénéficier d’un travail à l’œil ou d’un rabais. Prenez donc les devants et détaillez votre offre le plus possible par écrit avant d’entreprendre les travaux demandés. De cette manière, vous éviterez bon nombre de malentendus.

À la décharge des clients, certains domaines comme le développement web peuvent véritablement être abstraits pour eux. N’oubliez jamais votre éthique et prenez le temps qu’il faut pour expliquer votre offre et ce que vous allez leur livrer. Comme le dit l’adage, « mieux vaut prévenir que guérir ». C’est avant tout un travail que vous faites pour vous protéger.

« On avait dit que …  »

Tout comme il est nécessaire d’être le plus clair possible dans son offre, vous devez exiger du client qu’il soit clair dans sa demande. Nous avons tous eu un·e client·e qui vous appelle pour vous parler d’une idée et qui s’attend à ce que vous la réalisiez sur la base d’une demande tenant en deux phrases. Non. Tout simplement non. Vous devez refuser ce genre de demande de manière ferme, car elles mènent systématiquement à des litiges. N’hésitez pas à rappeler à vos clients qu’un appel ou une réunion ne fait en aucun cas office de cahier des charges et qu’une bonne préparation va tous vous faire gagner du temps. Le cas échéant, les réunions servent à préparer un cahier des charges.

« Proposez une solution … »

Certains clients ne vous fourniront jamais de cahier des charges. Soit parce qu’ils ne savent pas vraiment ce qu’ils veulent, soit parce qu’ils estiment que c’est une perte de temps.

Dans le premier cas, faites de votre mieux pour poser les questions qui vous permettront d’avancer et de faire une offre correspondant aux objectifs du client. C’est un travail qui demande à prendre sur soi dans certains cas, puisque l’indépendant le fait souvent gratuitement. Ne perdez donc pas trop de temps dessus à moins que ce travail ne soit rémunéré ou que cela vous semble être une opportunité attrayante.

Dans le cas d’un client qui se désintéresse de cette partie du projet, notre conseil est de l’éviter, tout simplement. Nous sommes même unanimes au sein de l’association à ce sujet. C’est souvent le signe d’un client peu impliqué qui vous coûtera beaucoup plus de temps (et d’argent) que ce que vous pensiez initialement. Ce même client vous dira sans doute quelque chose du type « Proposez-moi une solution », ce qui est sans doute le signe le plus flagrant que des problèmes se profilent. Vous ne pourrez pas justifier les heures passées si le client n’est pas prêt à les payer. Nous avons tous, membres de l’association, vécu ce scénario à plusieurs reprises.

Ne pas sous-estimer un patron d’entreprise

En tant qu’indépendant débutant, rencontrer des patrons d’entreprises peut être intimidant, non à cause de leur statut, mais à cause de leur expérience en négociation. Une entreprise peut tenter beaucoup de choses avec un indépendant de par le rapport de force qui l’oppose à ce dernier, soyez donc vigilant. Si vous ne vous sentez pas à l’aise dans une situation contractuelle, il faut le dire rapidement au client.

Contrats mensuels : Définissez les termes précisément. Ne vous laissez pas tenter par des tarifs désavantageux. Restez fidèle à votre tarif de base, en tenant compte de toutes vos charges. Il est toujours bienvenu de faire un geste envers le client mais n’exagérez pas, il pourrait y prendre goût.

Packs d’heures : Soyez clair sur ce qu’ils incluent. Les clients pensent souvent que les packs couvrent uniquement le temps de travail effectif, négligeant l’analyse et la gestion de projet. N’hésitez donc pas à rendre tout ceci clair dès le départ, même si cela doit donner naissance à des discussions intenses et/ou désagréables. Les suivantes n’en seront que plus simples et linéaires. Appliquez des règles simple comme « je ne facture pas moins de 30mins/1 heure/une matinée » ou « l’analyse des demandes est également couverte par le pack d’heure / contrat de maintenance ». L’idée étant d’éviter le piège où vous terminez avec trois jours de recherches, de questionnement, de rédaction et d’estimations non-rémunérées pour un travail qui vous prendra une journée tout au plus.

En résumé, gardez toujours à l’esprit vos intérêts et ceux de votre activité. Le client peut vous promettre beaucoup de choses, mais tant que ce n’est pas écrit, cela n’aura aucune valeur. La clarté et la fermeté dès le début des discussions vous éviteront bien des soucis par la suite.

Organisation et professionnalisme

Être indépendant offre une certaine liberté, c’est indéniable. Il arrive fréquemment que les gens prennent les indépendants pour des vacanciers à mi-temps, la faute à la tendance du digital nomad sans doute. Même si la réalité est généralement à l’opposé, il est donc doublement important de se montrer professionnel et réactif quand votre client se manifeste. Il ne faut jamais fuir ses responsabilités, sous peine de faux pas. Après tout, n’oubliez pas que vous êtes constamment sur un siège éjectable.

Vous vous devez également de prouver au client que vous êtes en maîtrise de votre sujet en tout temps. N’hésitez pas à prendre les devants pour proposer des documents, des questionnaires, des esquisses, un plan… tout ce qui montrera que vous êtes organisé dans votre travail. La rigueur n’a jamais fait peur à personne, bien au contraire. Surtout quand il y a de l’argent en jeu.

La capacité à s’organiser et la réactivité ne font cependant pas tout. Dans nos domaines, il faut également se tenir un minimum à jour avec les évolutions technologiques, en particulier maintenant que l’intelligence artificielle entre dans nos vies à tous et qu’elle impacte les métiers que nous représentons. Pour « rester dans le coup » et se former, il faut faire preuve de résilience, de persévérance et avoir un budget considérable dans certains cas. N’hésitez pas à investir dans des formations et régulièrement consacrer une journée de travail pour vous former. Cela finira toujours par devenir un atout. Et cela vous fera du bien !

Une aventure et beaucoup d’expérience

Être indépendant dans le domaine de la création digitale est une aventure excitante mais exigeante. La clarté et la précision de vos offres, une gestion rigoureuse des aspects administratifs et financiers et une réactivité exemplaire sont essentielles pour réussir. En restant organisé et en vous tenant à jour, vous pourrez naviguer sereinement dans ce monde dynamique tout en protégeant vos intérêts. Gardez toujours votre passion en tête, elle est votre meilleure alliée dans cette aventure. Mais n’oubliez jamais que chaque travail mérite son salaire.