Quand et comment déléguer quand on est indépendant·e

L’entrepreneuriat nous pousse souvent à porter plusieurs casquettes. C’est d’autant plus vrai en tant qu’indépendant·e dans la création digitale: gestionnaire de projet, commercial, créatif, responsable marketing et parfois même comptable. Cette multiplicité des tâches peut devenir un piège qui nous éloigne de ce qui compte vraiment : la mission centrale de notre activité. La délégation, bien que parfois redoutée, est une compétence clé pour rester concentré sur l’essentiel mais elle soulève aussi des défis particuliers, surtout lorsque l’on travaille à distance ou en équipe avec d’autres indépendants.
Les membres de Strangebots ont tous pu expérimenter ces défis de première main. Comme beaucoup, ils ont d’abord cherché à tout faire eux-mêmes. Entre la gestion des projets, le développement de leur activité, la communication et la création de contenu promotionnel, tous se sont retrouvés submergés à un moment ou à un autre de leur parcours. La charge mentale augmente rapidement, et avec elle le risque de s’épuiser. Dans ce contexte, la porte s’ouvre à des situations anxiogènes et c’est généralement à ce stade que la question de la délégation s’impose naturellement.
Pourquoi déléguer ?
La délégation est bien plus qu’une simple répartition des tâches. Elle est un acte stratégique pour l’évolution de l’entrepreneur et de son projet. En déléguant certaines responsabilités, on se libère du temps pour se concentrer sur les aspects qui demandent vraiment notre expertise. Au sein de Strangebots, les membres s’appuient régulièrement sur les compétences des uns et des autres pour la gestion de certains aspects techniques. Chacun·e peut ainsi recentrer ses efforts là où il/elle apporte une vraie valeur ajoutée.
La délégation, c’est aussi une question de confiance. L’un des obstacles majeurs que nous rencontrons dans nos métiers est de savoir à qui déléguer et surtout, comment faire confiance à d’autres pour gérer des tâches qui nous semblent critiques. Cette confiance est pourtant indispensable pour que la délégation fonctionne. Si vous ne faites pas confiance aux compétences des personnes avec qui vous travaillez, vous passerez plus de temps à superviser qu’à avancer. Vous finirez inévitablement par augmenter votre propre charge de travail, peut-être même au détriment de votre projet.
Quand déléguer ?
Il n’est pas toujours évident de déterminer à quel moment il devient nécessaire de déléguer. Une règle simple que nos membres appliquent au sein de l’association est la suivante : si une tâche vous prend plus de temps qu’elle ne devrait, ou qu’elle n’est pas liée à votre cœur de métier, il est temps de penser à la déléguer. Pour donner un exemple exhaustif, plusieurs de nos membres géraient l’aspect comptable par eux-mêmes au lancement de leur activité. Inutile de dire que pour quelqu’un qui ne s’y connaît pas, apprendre à clôturer ses comptes ou à déclarer la TVA prend du temps, c’est même chronophage. Plusieurs membres ont donc décidé de faire appel à une personne externe pour leur comptabilité. Bien que ce ne soit pas un service gratuit, ils/elles ont ainsi l’assurance de tout faire dans les règles en plus d’optimiser leurs finances, et ce, sans avoir à passer des heures dessus.
Un autre signe, moins exhaustif celui-ci, est l’épuisement. Lorsque la fatigue commence à affecter votre productivité ou votre créativité, il est probablement temps de déléguer. Bien que cela soit parfois difficile à percevoir, soit par fierté personnelle ou parce que l’on a tout simplement « la tête dans le guidon », il est important d’y penser quand l’énergie n’y est plus. Au sein de Strangebots, nos membres peuvent compter les un·e·s sur les autres et notre but est d’également d’entretenir ces échanges profitables à tous au sein de notre association.
Déléguer peut sembler contre-intuitif vu de l’intérieur mais ce n’est pas un luxe. C’est une nécessité pour garantir la pérennité et la croissance de votre activité en cas de coup au moral.
Comment déléguer efficacement ?
Voici quelques leçons tirées des expériences de nos membres pour déléguer de manière efficace :
- Choisir les bonnes personnes : Le premier pas vers une délégation réussie est de bien choisir les personnes à qui vous déléguez. Assurez-vous qu’elles partagent votre vision et qu’elles ont les compétences nécessaires. Si vous travaillez avec d’autres indépendants, comme c’est souvent le cas dans notre association, il est essentiel de clarifier les attentes dès le départ. La communication ouverte et régulière est la clé.
- Communiquer clairement : Une délégation efficace repose sur une communication claire et transparente. Expliquez précisément ce que vous attendez de la personne à qui vous déléguez, et mettez en place des objectifs mesurables. Les membres de Strangebots vous diront tous que la documentation des tâches et des processus aide à éviter les malentendus, surtout lorsque l’on travaille à distance ou sur des choses particulièrement techniques. Préférez des appels ou des entretiens de vive voix pour faire passer vos messages.
- Accepter le lâcher-prise : C’est probablement l’aspect le plus difficile de la délégation. En tant qu’entrepreneurs, nous avons souvent tendance à vouloir tout contrôler. Mais pour que la délégation soit efficace, il faut accepter que d’autres personnes puissent faire les choses différemment (et parfois même mieux). Au début, il est normal d’avoir des craintes mais avec le temps vous verrez que vous gagnerez en productivité et en sérénité: vous évoluerez.
- Suivre sans micromanagement : Il est important de suivre l’évolution des tâches que vous avez délégué mais attention à ne pas tomber dans le piège du micromanagement. Cela risquerait de nuire à la confiance que vous avez construite avec votre équipe. Les membres de Strangebots adoptent généralement des points de suivi quotidiens ou hebdomadaires selon les projets, ce qui leur permet de rester informés sans interférer dans le travail des un·e·s et des autres trop régulièrement. Il est important de donner le temps aux choses de se faire sans pour autant s’en désintéresser complètement.
Déléguer à distance : un défi supplémentaire
La gestion à distance ajoute une couche de complexité à la délégation. Il peut être difficile de maintenir une cohésion d’équipe et une fluidité dans la communication lorsque chaque membre se trouve dans une ville, voire dans un pays différent. Au sein de Strangebots, nous avons fait face à ces difficultés et nous avons dû adapter nos méthodes de travail.
Nous avons opté pour des outils collaboratifs qui permettent de suivre les projets en temps réel, comme Trello pour la gestion des tâches et Slack pour la communication rapide. Nous avons également développé notre propre timer Clockobot. Cependant, la technologie ne fait pas tout : l’important est de maintenir un lien humain, même à distance. Des appels vidéo réguliers et des moments d’échanges informels sont essentiels pour renforcer la confiance et le sentiment d’appartenance à un projet commun. Ce sentiment de former un groupe est d’ailleurs l’une des raisons d’être de notre association.
Les bénéfices de la délégation
Finalement, déléguer nous permet à toutes et tous de retrouver du temps pour ce qui nous passionne réellement: l’innovation autour de nos métiers, la prospection et le développement de solutions qui aident nos clients. Nous avons constaté que la qualité de notre travail s’améliore quand nous pouvons nous concentrer sur notre cœur de métier, sans être dispersés par des tâches secondaires. Nous vivons mieux à plusieurs que seul·e·s, c’est indéniable.
Partager les tâches permet également à nos membres de grandir en tant qu’entrepreneurs. La délégation apprend à chacun·e à mieux s’organiser, à mieux communiquer, et surtout, à valoriser les compétences des autres. Chaque fois que l’on fait le choix de déléguer, nous gagnons en efficacité et en sérénité.
À propos de l'auteur
Dan est passionné par la création numérique et le développement web. Il a débuté sa carrière à Londres après des études en Suisse et au Royaume-Uni et c’est depuis 2019 qu’il travaille en indépendant en Suisse. Il transforme ainsi les visions de ses clients en réalités numériques tout en alliant créativité et expertise.
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Date:le 26.02.2025 à 18:00 h
Lieu: BLACK HORSE,
Promenade de Castellane 10,
1110 Morges